6 bước để lập kế hoạch hiệu quả

Đối với mục tiêu dài hạn, bạn cần có kế hoạch nhiều năm, đối với mục tiêu ngắn hạn - kế hoạch hàng quý và đối với mục tiêu hiện tại - hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày. Điều gì thực sự quan trọng khi lập kế hoạch? Dưới đây là 6 bước quan trọng nhất để lập kế hoạch thành công.

Các chuyên gia quản lý thời gian khuyên rằng khi lập kế hoạch cho các công việc hiện tại, hãy thực hiện nó dưới góc độ của một tuần, vì tuần đó mang lại bối cảnh rộng hơn cho các hoạt động của chúng ta. Và những điều cần lưu ý khi tổ chức các nhiệm vụ?

Nhờ bảng thời gian, bạn sẽ khám phá ra rằng bạn không cần phải làm mọi thứ! Khi đó bạn sẽ biết được niềm vui khi tận hưởng thời gian rảnh rỗi. Thành công cá nhân và nghề nghiệp của chúng ta phần lớn phụ thuộc vào cách chúng ta tổ chức thời gian của mình. Bản thân chúng ta chọn cách chi tiêu thì chúng ta cũng gánh chịu hậu quả của những quyết định này. Để quản lý tốt bản thân theo thời gian, chúng ta hãy làm theo châm ngôn của Stephen R. Covey: “Thay vì tập trung làm điều đúng đắn, bạn phải tập trung chú ý vào việc làm đúng đắn”. Các quyết định của chúng ta về việc sử dụng thời gian bị ảnh hưởng bởi hai tiêu chí - mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng. Chúng ta thường gán tầm quan trọng cho quá nhiều nhiệm vụ. Nhưng ưu tiên thích hợp là nhận ra những gì tốt nhất trong hệ thống phân cấp giá trị của chúng ta, chứ không chỉ phản ứng với những vấn đề khẩn cấp. Làm thế nào để phân biệt chúng với nhau? Tính cấp thiết là tiêu chí liên quan đến thời gian, tầm quan trọng đối với mục tiêu của chúng ta. Một công cụ thiết thực cho thấy phạm vi hoạt động và giúp xác định điều gì thực sự quan trọng là bảng thời gian. Điều kiện quan trọng nhất để lập kế hoạch và hành động hiệu quả là tập trung vào góc phần tư II và đồng thời loại bỏ nhiều hoạt động trong I và III, và bỏ qua góc phần tư IV.

Quan trọng

Bảng thời gian: góc phần tư I.

Nó bao gồm cả những vấn đề quan trọng và khẩn cấp. Đó là “quản lý khủng hoảng” - những hành động có tầm quan trọng chiến lược và cấp bách. Trong quý này, chúng tôi làm việc và sử dụng kiến ​​thức của mình để ứng phó với nhiều tình huống và đương đầu với những thử thách. Chúng ta không thể bỏ qua những vấn đề này.

Bảng thời gian: góc phần tư II

Nó bao gồm những vấn đề quan trọng nhưng không khẩn cấp. Đó là một phần tư "chất lượng cao" trong đó chúng ta quản lý bản thân: lập kế hoạch dài hạn, lường trước các vấn đề và ngăn chặn chúng, phát triển khả năng của mình, tái tạo, dành thời gian cho những người thân yêu. Càng dành nhiều thời gian trong quý này, khả năng hành động của chúng ta càng tăng lên. Việc bỏ bê các hoạt động trong đó sẽ mở rộng góc phần tư I, thứ cuối cùng khiến chúng ta tiêu hao, gây ra căng thẳng và kiệt sức.

Bảng thời gian: góc phần tư III

Có những vấn đề khẩn cấp trong đó, nhưng không quan trọng. Đây là một phần tư của sự ảo tưởng, bởi vì sự xôn xao xung quanh những gì khẩn cấp có thể tạo ra ảo tưởng về tầm quan trọng. Trong góc phần tư này, chúng ta thực hiện các hành động hiện tại, nhưng quan trọng đối với người khác, chúng ta đáp ứng kỳ vọng của người khác, nghĩ rằng chúng ta đang ở trong góc phần tư I.

Bảng thời gian: góc phần tư IV

Đây không phải là những vấn đề khẩn cấp và không quan trọng. Bằng cách giảm thiểu thời gian dành cho quý này, chúng ta sẽ giành được thời gian cho những việc thực sự quan trọng.

1. Lập kế hoạch hiệu quả: nghĩ về tầm nhìn và sứ mệnh của bạn

Khi bạn bắt đầu lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, hãy nghĩ về điều gì là quan trọng nhất trong cuộc đời bạn. Suy nghĩ về tầm nhìn của bạn, những gì bạn muốn làm, các quy tắc mà bạn tuân theo (la bàn!). Nghe có vẻ xa vời nhưng điều này cực kỳ quan trọng vì niềm tin của bạn ảnh hưởng đến mục tiêu bạn đặt ra cho bản thân, quyết định bạn đưa ra và cách bạn sử dụng thời gian của mình.

Suy ngẫm về sứ mệnh của bản thân là điều kiện thiết yếu để hành động theo những gì là quan trọng, bởi vì nó có ảnh hưởng mạnh mẽ đến việc thực hiện các hoạt động còn lại được giao cho quý II. Nếu quan điểm sống của bạn là phát triển bản thân, ở bên gia đình, khám phá các giá trị của cuộc sống hoặc hoạt động xã hội, thì bằng cách thỉnh thoảng quay lại với nó, bạn sẽ khiến những điều quan trọng nhất in sâu vào trí nhớ của mình. Nhiệm vụ sẽ tạo ra một khuôn khổ để bạn đưa ra quyết định trong các giai đoạn tiếp theo của kế hoạch.

2. Lập kế hoạch hiệu quả: xác định vai trò của bạn

Vai trò là biểu tượng của bổn phận, mối quan hệ với mọi người, hoạt động vì lợi ích của xã hội. Việc xác định chúng rõ ràng tạo ra một cấu trúc tự nhiên cho phép chúng ta duy trì sự cân bằng. Các vai trò bạn đóng dựa trên nhiệm vụ của bạn. Liệt kê các vai trò của bạn trên một mảnh giấy (ví dụ: vợ, mẹ, sinh viên, người quản lý, giám đốc, thành viên câu lạc bộ thể thao). Nghiên cứu cho thấy rằng xuất hiện nhiều hơn bảy là không hiệu quả, vì vậy, hãy cố gắng kết hợp các chức năng nhất định, chẳng hạn.Xác định các vai trò trong cuộc sống giúp bạn nhìn cuộc sống một cách tổng thể - bạn có thể thấy rằng đó không chỉ là công việc hay gia đình, mà là tất cả chúng cùng nhau. Khi bạn mô tả vai trò của mình, bạn sẽ nhận thấy những vấn đề "quan trọng nhưng không khẩn cấp" (góc phần tư II) thường bị bỏ qua. Bên cạnh những vai diễn, hãy thêm "mài giũa" vào lịch trình hàng tuần. Đó là năng lượng mà chúng ta nên dành để hoàn thiện các kỹ năng của mình trong bốn khía cạnh cơ bản của cuộc sống - thể chất, xã hội, trí tuệ và tinh thần. Mải mê “cưa” (thu được kết quả), chúng ta quên “mài cưa” (duy trì hoặc phát triển khả năng đạt được kết quả trong tương lai). Ví dụ, nếu chúng ta không chơi thể thao (lĩnh vực thể chất), chúng ta không phát triển tri thức (lĩnh vực xã hội), chúng ta không theo dõi những thành tựu mới nhất trong ngành của chúng ta (lĩnh vực trí tuệ) hoặc chúng ta không biết điều gì là quan trọng đối với chúng ta trong cuộc sống (lĩnh vực tinh thần), chúng ta có thể "trở nên cùn ”Bởi sự mất cân bằng.

3. Lập kế hoạch hiệu quả: Chọn mục tiêu cho từng vai trò

Hãy nghĩ về điều quan trọng nhất bạn có thể làm trong mỗi vai trò trong tuần này để đạt được kết quả tích cực. Điều gì là cần thiết, ví dụ như vợ, chồng, cha mẹ, nhân viên? Khi tìm kiếm các hoạt động, hãy sử dụng la bàn chứ không phải đồng hồ và tập trung vào những gì quan trọng, không khẩn cấp. Ví dụ, có thể là hẹn hò với chồng, dành nhiều thời gian hơn cho con, thu thập thông tin về một khóa học đọc nhanh, thiền. Đặt cho mình một hoặc hai mục tiêu cho mỗi vai trò.

4. Lập kế hoạch hiệu quả: học cách đưa ra quyết định

Để chuyển các mục tiêu của quý II thành một kế hoạch hành động, bạn phải học cách đưa ra các quyết định đúng đắn trong suốt cả tuần. Chúng tôi thường cố gắng tìm thời gian cho các hoạt động “quan trọng” trong quý I và III, vốn đã có nhiều hoạt động. Chúng ta quăng mình hết vụ này sang vụ khác, phó mặc cho người khác, trì hoãn lại, mong tìm được thời gian cho những việc quan trọng nhất. Nhưng - như Stephen R. Covey viết - " vấn đề không phải là ưu tiên các kế hoạch, mà là lập kế hoạch ưu tiên." Hãy tưởng tượng một cái lọ rộng trong đó bạn đặt những viên đá lớn. Dù lọ chứa đầy đá nhưng vẫn chưa đầy, bạn có thể rắc sỏi vào các khoảng trống. Nhưng sự thật là bình vẫn chưa đầy - bạn có thể thêm cát và sau đó đổ thêm nước. Mục tiêu của chúng tôi trong quý II là "những viên đá lớn". Nếu trước tiên chúng ta giải quyết các vấn đề khác - nước, cát và sỏi, và sau đó muốn lắp những viên đá lớn vào kế hoạch, những cố gắng của chúng ta sẽ vô ích. Nhưng nếu chúng ta biết những thứ nào là những viên đá lớn và giải quyết chúng trước những người khác, chúng ta sẽ thấy chúng ta có thể hoàn thành được bao nhiêu, và có bao nhiêu nước, cát và sỏi ở những chỗ trống. Chúng tôi sẽ đạt được những gì chúng tôi cho là quan trọng, đồng thời chúng tôi sẽ “điều chỉnh” các hoạt động khác cho phù hợp.

5. Lập kế hoạch hiệu quả: tổ chức mỗi ngày

Nhiệm vụ hàng ngày của bạn là làm những việc quan trọng nhất trước, bất chấp những hoàn cảnh và thử thách bất ngờ trong ngày. Đôi khi bạn sẽ quản lý để thực hiện một kế hoạch, những lần khác bạn sẽ phải thay đổi nó, nhưng khi đưa ra quyết định, hãy dựa vào các chỉ dẫn của la bàn bên trong của bạn. Để đặt những điều quan trọng nhất lên hàng đầu, vào buổi sáng:

HÌNH ẢNH KHÓA HỌC TRONG NGÀY - xem lại lịch trình hàng tuần, xác định vị trí của bạn, xem ngày này trong bối cảnh của 7 ngày. Điều này sẽ giúp bạn phản ứng thích hợp trước những tình huống bất ngờ.

ĐẶT ƯU TIÊN - đánh dấu các hoạt động của bạn bằng các ký hiệu của quý I và II - nhờ đó, bạn sẽ chắc chắn rằng các vấn đề của quý III không phù hợp với lịch trình của bạn. Nếu cần ưu tiên hơn nữa, hãy đánh dấu các hoạt động của phần I và II một cách chi tiết hơn (ví dụ: bằng một vòng tròn).

THỜI GIAN VÀ NHIỆM VỤ ĐỊNH NGHĨA - tách biệt những việc được hẹn giờ nghiêm ngặt với những việc có thể thực hiện bất cứ lúc nào trong ngày. Đồng thời viết ra giới hạn thời gian cho các hoạt động cụ thể.

6. Lập kế hoạch hiệu quả: đánh giá hiệu quả của bạn

Vào cuối tuần, hãy nghĩ về những mục tiêu bạn đã đạt được, những thách thức bạn phải đối mặt, những quyết định cần thực hiện và liệu những điều quan trọng nhất có phải là điều đầu tiên khi đưa ra lựa chọn hay không. Tóm tắt hàng tuần giúp bạn tránh lặp lại những sai lầm tương tự, nó cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn trong những tuần tiếp theo.